Авансовый отчет по договору ГПХ с физическим лицом

Авансовый отчет по договору ГПХ с физическим лицом

В 2024 году законодательство предусматривает возможность выдачи подотчетных денежных средств не только работнику, трудящемуся на основании трудового договора, но и на основании гражданско-правового договора. Как правильно составить авансовый отчет по договору ГПХ с физическим лицом, рассмотрим в данной статье.

Что такое авансовый отчет, цель составления?

В некоторых случаях работодатель выдает заранее определенную сумму денег на расходы работникам, отбывающим в командировку, на покупку канцтоваров, оплату бензина или услуг третьих лиц.

Авансовый отчет — представляет собой документ, подтверждающий целевое расходование денежных средств, выданных подотчетному лицу. Деньги могут быть выданы как наличными в кассе, так и перечислением на именную банковскую карту.

Правом составлять авансовый отчет наделяются подотчетные лица. Это сотрудники, которые работают у юридического лица/ИП по трудовому соглашению или по договору гражданско-правового характера (письмо Банка России № 29-Р-Р-6/7859 от 2 октября 2014 года). Выдавать денежные средства третьим лицам или родственникам запрещается. Обязанность отчитываться за потраченные средства возлагается только на того сотрудника, который их получил, независимо от цели и обстоятельств выдачи.

Внимание! Подготовка авансового отчета предусмотрена Указанием Банка России № 3210-У от 11 марта 2014 года, согласно которому лицо, являющееся подотчетным и от имени которого написано заявление на выдачу денег, обязано отчитаться о своих тратах.

При составлении формуляра гражданин должен документально доказать факт трат и вернуть оставшиеся деньги. Бухгалтер, в свою очередь, должен проверить документ и заполнить его до конца.

При отсутствии данной бумаги работодатель обязан до начислить подоходный налог и страховые взносы на сумму, которая выдана авансом.

Важно! Отчет не составляется, если работник потратил собственные деньги на нужды компании, но впоследствии сумма ему была возмещена. Основное условие составления – предоставление денег авансом.

Форма авансового отчета, способы составления

С 2013 года не обязательно использовать унифицированные формы при подготовке первичных бухгалтерских документов. Составлять авансовый отчет разрешается:

• по форме, разработанной и утвержденной в организации с учетом требований законодательства о бухгалтерском учете (ст. 9 ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года).
• с применением официально утвержденного Постановления Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55 формы АО-1.

Второй вариант является предпочтительным, так как готовый бланк не нуждается в доработке, в нем содержатся все необходимые разделы и графы для введения необходимой информации.

Бланк, разработанный в организации, должен быть закреплен в приложении к учетной политике компании. Для упрощения работы можно скачать готовый образец авансового отчета, составленный профессиональным юристом.

Составить документ можно одним из двух способов на выбор:

1. На бумажном носителе с собственноручными подписями отчитывающегося лица, руководителя, бухгалтера и главного бухгалтера.
2. В электронном виде с заверением документа электронными подписями, которые должны быть у всех участников формирования, проверки и утверждения отчета. В данном случае можно использовать как простую, так и усиленную неквалифицированную ЭЦП.

Вам также будет интересно:

Сроки составления, требования к оформлению

В соответствии с последними изменениями в законодательстве, в настоящее время не установлен обязательный срок для предоставления авансового отчета. Ранее на это отводилось три дня.

Внимание! С 30 ноября 2020 года срок предоставления авансового отчета устанавливается работодателем самостоятельно и утверждается руководителем.

Период, отводимый для составления отчетности, должен быть закреплен в локальном нормативном акте. К примеру, в таком документе, как Положение о расчетах с подотчетными лицами. Несоблюдение срока влечет ответственность гражданина, работающего по гражданско-правовому договору.

Особенности оформления следующие:

• документ составляется в единственном экземпляре;
• при использовании бланка документа, разработанного в организации, необходимо оставить все обязательные реквизиты, предусмотренные в унифицированной форме № АО-1, разрешается добавление дополнительных строк;
• обязательное наличие подписей начальника и главного бухгалтера. Их отсутствие означает недействительность документа и невозможность принятия сумм к налоговому учету;
• в заполнении отчета участвуют работник и сотрудник бухгалтерии;
• заполненный бланк в обязательном порядке должен дополняться приложениями, подтверждающими расходование денег.

Вам также будет интересно:

Структура и содержание авансового отчета

Каждый авансовый отчет содержит три части: лицевую сторону, расписку и оборотную сторону.

Таблица №1. Структура и содержание авансового отчета.

• официальное название организации или фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя;
• присвоенный по порядку номер и дату составления документа;
• сведения о работнике, который получил деньги под отчет;
• целевое предназначение выданных средств;
• размер остатка или перерасхода денег по ранее выданному авансу;
• размер выданных и истраченных в качестве аванса средств;
• информацию о количестве документов, подтверждающих расходы;
• бухгалтерские проводки;
• сведения о возвращенном остатке или перечисленном перерасходе в результате проверки отчета;
• подписи должностных лиц, которые отвечают за проверку и принятие подобной отчетности.

• информацию о сотруднике, который сдает отчет;
• сведения о документах;
• сумму авансового отчета;
• информацию о количестве документов, подтверждающих расходы;
• дату, подпись специалиста, выдавшего расписку, с расшифровкой.

Информацию разрешается вносить ручкой с синей или черной пастой. Сотрудник бухгалтерии ставит свою подпись после проведения проверки правильности заполнения формы отчета и соответствующей документации. Виза ставится только после подтверждения целесообразности трат денежных средств компании.

Внимание! С 2017 года разрешается выдача средств под отчет даже при наличии задолженности по авансам, выданным ранее. Поэтому форма документа предусматривает строку для указания остатка.

Одним из главных полей является строка « Назначение аванса », при отсутствии сведений организации грозит отказ в акцепте расходов к учету, следовательно, придется доначислять НДФЛ и страховые взносы. Цель аванса может быть разной: « на покупку автомобиля для служебного пользования », « на закупку расходных материалов для оргтехники ».

Выдача расписки подтверждает прохождение отчетом контрольной проверки и его утверждение. На завершающем этапе сдачи на основной стороне бланка свою подпись должен поставить главный бухгалтер, а уже потом документ передается на утверждение руководителю организации. Руководитель прописью указывает сумму аванса, которая была подтверждена, ставит свою подпись в специальной строке и расшифровывает ее. Также должна быть указана дата утверждения отчета.

Чем можно подтвердить расходы

Целевое расходование предоставленных авансом денежных средств нужно обязательно подтвердить (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 года). Сделать это можно товарными и кассовыми чеками, накладными, счетами-фактурами, квитанциями, билетами, талонами и другими расчетными документами.

Основные требования к бумагам такого рода:

• чек должен содержать название конкретного товара, а не группу товаров (например, « бытовая техника » или « канцелярские принадлежности »). При указании обобщенных данных, на обратной стороне отчета физическое лицо обязано подробно расшифровать все приобретения – названия и цены;
• совершение расходов должно происходить в рабочие дни и в рабочее время; при тратах денег организации в иной период времени потребуется обоснование данных действий.

Важно! Из-за отсутствия документации, подтверждающей целевое расходование подотчетных денег, средства нельзя будет списать на хознужды в целях уменьшения прибыли по причине недоказанности их правомерного использования. В таком случае деньги будут считаться доходом сотрудника и с него необходимо удержать 13%.

Требования к чекам, которые прилагаются к авансовому отчету, закреплены на федеральном уровне. Обязательно присутствие наименования организации и ИНН, даты, времени и адреса произведения оплаты, данные кассира, названия товаров с указанием количества, цены за одну штуку и так далее. Допустимы электронные чеки.

Для отчета в бухгалтерию достаточно представить товарный или кассовый чек. В качестве доказательства оплаты проезда подойдет распечатанный электронный билет или посадочный талон. В случае утери данных документов, потребуется справка от перевозчика с информацией, доказывающей факт поездки и затрат на нее.

Таким образом, физическое лицо, работающее по гражданско-правовому договору, относится к подотчетным лицам наряду с сотрудниками, работающими по трудовому соглашению. При подготовке авансового отчета необходимо учитывать ряд нововведений: организациям разрешено использовать как унифицированную, так и собственную форму документа. Срок предоставления отчетности устанавливается фирмой самостоятельно.

Документ составляется совместно работником и бухгалтером во избежание неточностей и дальнейших проблем с налоговой. В качестве приложений к авансовому отчету прикрепляются как оригиналы документов, так и копии кассовых чеков, краска на которых склонна к выцветанию. Хранить документы необходимо пять лет.

https://lawabc.ru/trudovye-otnosheniya/article/avansovyj-otchet-po-dogovoru-gpx-s-fizicheskim-licom/